Ejercicio 18: Índices, encabezamientos y pies de página.

Éste es el último ejercicio de este curso de aprendizaje de uso del procesador de textos de OpenOffice.org. En este ejercicio vamos a ver una serie de herramientas nuevas que son especialmente útiles en documentos muy largos con muchas páginas. Los conceptos nuevos que se van a tratar en este ejercicio son:

Pasos para realizar este ejercicio:

  1. Descarga en tu ordenador el archivo ejercicio_18.odt. Este archivo contiene el documento de partida de este ejercicio. Se trata de un documento que contiene 8 páginas y ya tiene un formato correcto. Nuestro objetivo es transformar el documento contenido en este archivo en el documento que se muestra en el siguiente enlace: ejercicio_18.pdf.

  2. Antes de empezar a realizar modificaciones debes prestar especial atención a las siguientes cuestiones:
  3. Lo primero que vamos a hacer es establecer el encabezamiento. Para ello no es necesario que te encuentres en la primera página, ni siquiera que tengas el cursor al principio de la página. Lo que debes hacer es lo siguiente: desde cualquier posición accede al menú "Insertar --> Encabezamiento --> Predeterminado". Verás que en la parte superior de la página en la que te encuentres ha aparecido un pequeño rectángulo independiente de la zona que contiene el contenido del documento. Puedes comprobar, además, que ese rectángulo aparece en todas las páginas. En el interior de ese rectángulo debes escribir lo que se muestra en el modelo, seleccionando las características de carácter y párrafo adecuadas. Como comprobarás, lo que hayas escrito en una página aparecerá en todas ellas.

    Habrás comprobado también que, al hacer lo anterior, algunos párrafos del documento inicial se han descolocado. Esto es debido a que el encabezamiento ha quitado sitio al cuerpo del documento, por lo que es posible que tengas que retocar algunos párrafos. Este mismo problema lo tendremos con los pies de página. Por este motivo, si tenemos pensado elaborar un documento que incluya alguna de estas características, es conveniente insertarlas desde el principio, de forma que podamos ir viendo cómo queda a medida que vamos escribiendo.
  4. A continuación vamos a crear un pie de página. El procedimiento es similar al anterior, seleccionando el menú "Insertar --> Pie de página --> Predeterminado". Ahora nos aparecerá un rectángulo similar al anterior, pero en la parte inferior de cada página. Para insertar la frase que indica el modelo escribiremos "Página", dejamos un espacio en blanco y, a continuación, seleccionamos el menú "Insertar --> Campos --> Número de página". Dejamos otro espacio en blanco, escribimos la palabra "de", dejamos de nuevo un espacio en blanco y seleccionamos el menú "Insertar --> Campos --> Contar páginas". Comprueba que el pie de página aparece en todas las páginas, pero en cada una el número de página es diferente. Revisa de nuevo el documento completo por si se ha descolocado excesivamente tras insertar el pie de página
  5. Nuestro siguiente paso es insertar una nueva página en blanco al principio del documento. Para hacer esto debemos colocar el cursor al principio del mismo y la manera más segura de hacerlo es la combinación de teclas Control+Inicio. Una vez que tenemos el cursor en esa posición, seleccionamos el menú "Insertar --> Salto manual". En la ventana que aparece seleccionamos "Salto de página" y pulsamos "Aceptar". Comprobarás que ahora tienes una página más y que la página nueva es la primera. Una manera sencilla de ver el documento completo es acceder al menú "Archivo --> Vista preliminar" y en ella seleccionar "Vista preliminar de varias páginas". Para volver al documento pulsa "Cerrar vista preliminar". Esta opción es útil pues nos permite ver cómo va a quedar el documento cuando nos decidamos a imprimirlo en papel.
  6. Te habrás dado cuenta de que el encabezamiento y el pie de página también aparecen en la nueva página y que la numeración ha cambiado para adaptarse a las nuevas circunstancias. Sin embargo, en el modelo que te has descargado observarás que en la primera página no aparecen ni el encabezamiento ni el pie de página. Ésta es una costumbre habitual. La primera página suele reservarse para una presentación y por eso no incluye esas dos características. En este apartado vamos a ver cómo eliminar ambos objetos de la primera página pero manteniéndolos en las demás. Una de las herramientas de las que dispone el procesador de textos es el uso de "Estilos de página". Inicialmente, todas las páginas utilizan el mismo estilo (orientación, color de fondo, márgenes, encabezamientos, pies de página, etc). Pero si nos interesa que páginas distintas tengan alguna de las anteriores características diferentes, les tenemos que aplicar estilos distintos. El programa incluye una lista de estilos predeterminados que pueden ser aplicados a distintas páginas. Si ninguno de esos estilos nos conviene, podemos crear nuestros propios estilos. En este ejercicio vamos a aplicar a la primera página un estilo predeterminado que se denomina precisamente "Primera página" y que se diferencia del estilo habitual únicamente en que no muestra encabezamientos ni pies de página.

    Para conseguirlo, sitúa el cursor en cualquier parte de la primera página. Abre el menú "Formato --> Estilo y formato". Verás una ventana como la que se muestra al lado. Pasa el ratón por encima de los botones de la barra de herramientas de esta ventana y selecciona el que indica "Estilos de página". En la lista que aparece selecciona el estilo "Primera página". Verás que el encabezamiento y el pie de página desaparecen de la primera página, pero no de las demás.

    Una vez conseguido esto, procede a escribir el contenido de la primera página siguiendo el modelo que se indica en el archivo ejercicio_18.pdf. Comprueba para ello que en tu documento, los apartados que se indican en el índice se encuentran efectivamente en las páginas que aparecen en el listado. En caso de no ser así puedes tratar de recolocar el contenido del texto para que se parezca al modelo, o bien, cambiar el número de página en el índice. El índice debes realizarlo haciendo uso de los tabuladores adecuados, y teniendo en cuenta la advertencia del principio: escribe todo el texto en negro y no utlilices el subrayado. Más adelante veremos como estas características aparecen de forma automática.
  7. La última parte del ejercicio trata de la creación de hiperenlaces o palabras sensibles. En nuestro caso, al pulsar el ratón sobre los capítulos del índice el documento debe avanzar de forma automática hasta el capítulo correspondiente. El proceso de creación de hiperenlaces tiene dos fases: en la primera estableceremos unas marcas en las posiciones de destino y en la segunda enlazaremos los nombres de los capítulos con esas marcas.
    1. Primera fase: establecimiento de marcas de texto. Sitúa el cursor justo a la izquierda de la letra "I" del título "Introducción de la página 2. A continuación, selecciona el menú "Insertar --> Marcas de texto" y escribe "intro4". Después sitúa el cursor a la izquierda de la letra "C" del título "Contenidos", repites el proceso y pones una marca denominada "cont4". Haces lo mismo con los capítulos siguientes, poniendo "temp4", "eval4" y "crite4" para los capítulos de 4º de ESO y "intro1", "cont1", "temp1", "eval1" y "crite1" para los capítulos de 1º de Bachillerato.
    2. Segunda fase: establecimiento de hiperenlaces. Vuelve ahora a la primera página y selecciona con el ratón o con el teclado la palabra "Introducción" (la de 4º). Con esta palabra seleccionada, abre el menú "Insertar --> Hiperenlace". En la ventana que se abre debes seleccionar: primero, en la columna de la izquierda el icono que pone "Documento", y aparecerá la ventana que ves al lado. En esta ventana pulsa el botón con un círculo que hay a la derecha del campo "Destino en el documento" y se te mostrará una ventana como la que ves más abajo.

      Pincha en la cruz que hay a la izquierda de "marcas de texto" y verás un listado con todas las marcas que hay en el documento. Selecciona "intro4" pulsa "Aplicar" y "Cerrar", después pulsa de nuevo "Aplicar" y "Cerrar" en la otra ventana. Comprobarás dos cosas: el texto que habías seleccionado ha cambiado a color azul y está subrayado; además, si haces clic con el ratón encima de él, el documento avanza hasta el capítulo correspondiente. Repite el proceso con todos los capítulos.
  8. Cuando termines guardas el documento y se lo envías al profesor indicando en el asunto Ejercicio 18.

Aquí terminamos este curso sobre el procesador de textos. Como habrás podido comprobar, todavía quedan muchas cosas en el tintero. Hay muchas herramientas que no hemos mencionado, pero se trata de herramientas que no se usan demasiado. Con lo que has aprendido estás en condiciones de editar documentos muy profesionales y de gran calidad. Si necesitaras utilizar alguna herramienta que no hemos visto aquí puedes hacer uso de la Ayuda del programa.

Las herramientas que has aprendido a utilizar son similares a las que utilizan otros procesadores de texto, por lo que lo que has aprendido aquí te servirá con cualquier programa. Probablemente las herramientas no tengan el mismo nombre, ni se encuentren en el mismo sitio, pero no te costará mucho esfuerzo descubrir dónde están. Lo importante es que sepas qué se puede hacer con un procesador de textos.